FAQs

Die Organisation von Events wirft viele Fragen auf

Externes Eventmanagement

Viele mit Events verbundene Aufgaben waren bis vor einigen Jahren im klassischen und traditionellen Sinne Aufgaben für Manager im Unternehmen selbst. Hier ist ein spürbarer Wandel offensichtlich: Wissen und Informationen einbringen, Visionen entwickeln, Mitarbeiter motivieren, die Umsetzung neu entwickelter Pläne, werden durch neue Unternehmensstrukturen verstärkt an externe Experten wie Maik Herrmann Event & Kommunikation delegiert. Deren Aufgabe ist es, für einen festgelegten Projektzeitraum in Unternehmen einzutauchen und entlastend zu wirken.

Wurden Experten bis vor einigen Jahren in der Regel als reine Problemlöser eingeschaltet, werden sie in der heutigen Unternehmenswelt zum festen Teil der Weiterentwicklung. Der Blick über den Tellerrand wird zum Bestandteil des täglichen Geschäftes.

Ein paar Antworten zu den häufigsten Fragen beim externen Eventmanagement

Eine Veranstaltung zu organisieren bedeutet viel Zeit in Anspruch zu nehmen. Häufig werden Umfang und Bedeutung des Events unterschätzt und es kommt zu Problemen auf den letzten Metern. Manchmal stehen einfach nicht die Kapazitäten oder das Knowhow zur Verfügung, um ein Firmenjubiläum oder anderes Business Event in Gänze und mit der nötigen Fokussierung zu planen. Gerne unterstützen wir Sie bei allen Schritten und schaffen so den Freiraum für die wirklich wichtigen Dinge. Sprechen Sie uns an!

Sie haben noch nicht entschieden, ob Sie Ihr Eventprojekt mit beratender Unterstützung oder doch ausschließlich im eigenen Team starten sollten. Sie wünschen zunächst einen Überblick über Möglichkeiten, eine erste Einschätzung zu Budget und Planungszeitraum. In einem ersten persönlichen Gespräch besprechen wir alle wesentlichen Hintergründe, die zu einer ersten Einschätzung für das gesamte Eventmanagement wichtig sind. Erst dann entscheiden Sie über weitere Fortschritte.

Das Spektrum an Events ist unendlich und durch neue technische Möglichkeiten kommen laufend neue hinzu. (Wer hätte vor 10 Jahren schon an Hybride-Veranstaltungen gedacht?) Doch lassen sich viele Veranstaltungsformate in bestimmte Grundstrukturen untergliedern. Je nach Anlass und Ziel der Veranstaltung kann sich so schnell das Richtige für Sie finden. In einem kostenfreien Erstgespräch können wir mit Ihnen das „Warum“ ergründen und so eine erste Richtung vorgeben. Sie wollen Presse und Anwohner an Ihrem Unternehmensstandort einladen? Wieso nicht ein „Tag der offenen Tür“? Wichtig bei solchen Kategorien ist, dass man sich nicht in gewohnte Muster begibt und Standard-Events bereitstellt. Rufen Sie uns an und wir schaffen gemeinsam etwas Einzigartiges!

Selbstverständlich!
Sie erwarten Budgetsicherheit von der Planung bis zur Durchführung. In einem festgelegten Zeitraum werden wir ein Teil Ihres Veranstaltungs-Teams und sichern Ihnen eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit zu. Während des Prozessablaufes steht Ihnen unser Team jederzeit begleitend zur Seite. Wir garantieren Ihnen eine vollständige Kostentransparenz für sämtliche beteiligte Gewerke Ihrer Veranstaltung.

Kostentransparenz und Offenheit sind uns wichtige Maßstäbe bei der Planung. Wir betrachten uns als Partner und Akteure auf Augenhöhe und stehen bei allen Fragen immer zur Verfügung. Über den gesamten Planungszeitraum stellen wir Ihnen die Angebote unserer Partner und Gewerke zur Verfügung und bieten Ihnen eine Auswahl aller gewünschten Inhalte um die perfekte Veranstaltung zu ermöglichen.

Unser Ansatz ist es, vollständige Offenheit zu leben. Dazu gehört auch, alle Kosten und mögliche Einnahmen vollständig transparent zu betrachten. Selbstverständlich variiert unser Aufwand nach Größe und Umfang und nach gewünschten Leistungen. Ein Ansatz bzw. Modus wird in der Regel bereits nach dem ersten Briefing gefunden. Mit unserem transparenten Honorar stellen wir Ihnen gleichzeitig alle unsere Einkaufsvorteile 1 : 1 zur Verfügung.

Die Agenturbegleitung kalkulieren wir so, dass Sie selbst sich im gesamten Projektzeitraum ohne Ausnahme um das Wichtigste kümmern können: In der Planungszeit ist das vor allem Ihr eigentlicher Betrieb – während der Veranstaltung selbst kümmern Sie sich natürlich ausschließlich um Ihre Gäste! Auf dieser Vereinbarung erhalten Sie ein faires und konkretes Angebot direkt nach dem ersten Briefing. 

Sie führen bereits regelmäßig Veranstaltungen durch? Diese sollen aber nachhaltiger wirken und messbare Ergebnisse liefern? Das S.M.A.R.T System lässt sich durch sehr gut auch auf Veranstaltungen übertragen. Durch konkrete Planung und fest definierte Meilensteine zeigen wir Ihnen, wie Events Ihr Unternehmensziel nachhaltig unterstützen werden.

Jedes Event spricht Menschen auf eine andere Art und Weise an. Je nach Auswahl Ihrer Zielgruppe und Wirkung des Events, sind Maßnahmen erforderlich, die genau die Botschaft senden die Sie sich wünschen. Durch eine genaue Analyse Ihrer Wünsche finden wir gemeinsam den besten Weg. Überraschen Sie Ihre Gäste mit einem ausgefallenem Programm und einer unvergesslichen Location. Alles umrundet mit einem stimmigen Narrativ.

Häufig sind die besonderen (und wichtigen) Termine schon Jahre im Voraus bekannt. Planungen finden jedoch häufig viel zu spät statt und das gewisse Etwas, das man in gemeinsamen Gesprächen hätte erarbeiten können, wird nicht umgesetzt. Ein entscheidender Faktor für den Planungszeitraum ist die Wirkung und damit der Umfang, die Ihr Event erzielen soll. Sprechen Sie uns auf ein kostenfreies Erstgespräch an und wir finden gemeinsam das, was Ihr Event perfekt macht.

Ihr Anlass ist so wichtig, dass Sie eine völlig unvergleichbare Veranstaltung wünschen. Ihre Gäste sollen garantiert noch nichts Vergleichbares erlebt haben und noch lange begeisternd an die Veranstaltung denken. Durch unsere mehr als 25 Jahre Erfahrung im Eventmarkt sichern wir Ihnen ein einzigartiges Erlebnis zu. Zusammen gestalten wir das für Ihr Unternehmen perfekt zugeschnittene Format. Sprechen Sie uns an!

Wir begleiten Sie vom kostenlosen Erstgespräch bis hin zur Durchführung vor Ort. In jedem Schritt der Planung stehen wir jederzeit zu Ihrer Verfügung und ermöglichen so einen reibungslosen Ablauf. „Sie lenken, wir fahren“ Ist dabei unsere Philosophie. Sie können in jedem Schritt entscheiden wo Ihr Event hingehen soll und wir kümmern uns um Ihre Wünsche. Am Tag der Veranstaltung sind dann alle „Scheinwerfer“ (metaphorisch und im reellen Sinne) auf Sie gerichtet und Sie können Ihre Botschaft im besten Rahmen präsentieren.

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