Hier ist sie wieder: DIE wohl häufigste und wichtigste FRAGE zu Beginn jeder
B2B - Event-Planung
Hier ist auch die klare Antwort mit einem Ansatz, mit dem Du entscheidend vorankommen kannst (vom Denken direkt ins TUN):
Immer wieder und gern werden wir gefragt: Ist denn ein externer Eventpartner zur Umsetzung von B2B-Events dringend notwendig?
Nun sind wir ja selbst ein solcher Eventpartner. Für viele überraschend ist daher unsere Antwort:
Ganz klar: NEIN!
Notwendig ist eine solche Zusammenarbeit nicht. Es geht allerdings um eine wichtige Grundsatzfrage: Was möchte ich am Ende erreicht haben und kann ich einige dieser Ziele durch eine Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Partner oder Team besser erreichen?
Um dies richtig entscheiden zu können, brauchst Du in der Regel schon einige Informationen (z. B. benötigtes Budget, mögliche Formate, benötigte Gewerke etc.), die bei ersten Gedanken noch nicht vorliegen.
Genau hierfür haben wir einen Ansatz entwickelt. Diesen häufig miterlebten Knoten lösen wir nun mit unserem Angebot eines Basic Event-Checks.
BASIC – EVENT – CHECK
Hierbei tragen wir für Dein spezielles Eventprojekt alle wesentlichen Fakten, Elemente und Zahlen vor konkreter Planung zusammen. Großer Vorteil: Mit dieser Grundlage findest Du erste Sicherheit im Planungsprozess. Mit dem Ergebnis eines BASIC–EVENT–CHECKs kannst Du nun auch klar und verlässlich entscheiden, ob Du den weiteren Weg zum Event mit externen Partnern gehen möchtest – oder doch bewusst im eigenen Team.
Wünschst Du an dieser Stelle ein direktes Gespräch hierzu, nimm einfach direkt Kontakt auf:
Maik Herrmann EVENT Kommunikation
info(a)herrmann-event.de | 05322 55 32 365
Was ist für diese Entscheidungsstufe erforderlich? Die Erfolgs-Konstellation startet in zwei Schritten:
Persönliches Kennenlernen: Wir erarbeiten gemeinsam eine Projektbeschreibung (Rahmendaten, Unternehmenswerte, Zielsetzungen, Zielgruppen und erste Gedanken zur möglichen Umsetzung). Dieses Gespräch ist für beide Seiten völlig unverbindlich und 100% kostenfrei.
Sollte eine Zusammenarbeit für beide Seiten interessant erscheinen, bieten wir für den nächsten Schritt unseren BASIC–EVENT–CHECK an:
2. Für ein vorab vereinbartes Honorar setzen wir das Besprochene in ein konkret machbares und beispielhaftes Eventformat. In der hierauf folgenden Konzept-Präsentation sind alle grundlegend wichtigen Fragen bereits berücksichtigt:
- möglicher Ablauf
- beteiligte Gewerke
- vollständiger Budgetansatz mit Mindest-Ausstattung und Erweiterungs-Optionen
Genau an dieser Stelle entsteht aus Deiner Entscheider- (Unternehmens-) Sicht die so wichtige Einschätzung, mit der die weiteren Schritte entscheidend geplant werden können. Das Konzept kann ggf. weiter variiert werden und als Entscheider*in kannst Du nun
die weitere Planung und Umsetzung mit eigenem Team selbst übernehmen
oder
eine Fortsetzung der gemeinsamen Konstellation beschließen. Für diesen Fall sind die Aufwände für den Eventpartner im Budget bereits berücksichtigt und auch ausgewiesen.
So funktioniert vollständige Transparenz.
Maik Herrmann EVENT.Kommunikation
Wir konzipieren, planen und realisieren Ihre Business Events.
Selbstverständlich verstehen wir uns auch als Production-Partner. Am liebsten krempeln wir nach einer Vorplanung auch gern die Ärmel hoch und stehen für die Umsetzung bereit. Letztlich beweisen wir so, dass wir gemeinsam ein Erfolgskonzept entwickelt haben. Dies ist jedoch keinesfalls Bedingung. Sollte der BASIC EVENT CHECK ein Anschub für Deine Entscheidung sein, selbst in die Umsetzung zu gehen, ist dies dann ein einschätzbarer Weg.
Wie kann eine weitere Kooperation zwischen Deinem internen Team und einem externen „Partner für das Wesentliche“ aussehen und funktionieren?
Wir sind fest davon überzeugt, dass beide denkbaren Extreme einem idealen Ablauf eher im Weg stehen. Diese wären:
vollständige Delegation von Planung und Umsetzung an Externe (der Veranstalter gibt das Steuer ab)
vollständige Planung und Durchführung im eigenen Team (blockiert Personalressourcen in der Planung wie am Eventtag)
In einer offenen Zusammenarbeit sind die Schnittstellen so definiert, dass alle wegweisenden Entscheidungen auf Veranstalterseite nach Vorliegen aller Optionen getroffen werden können. Die Zeitbelastungen für das eigene Projektteam sind aber auf wenige Teamsitzungen beschränkt und die mitwirkenden Fachkräfte können sich auf ihre eigentlichen Aufgaben im Unternehmen konzentrieren.
Am Tag der Veranstaltung selbst steuert der Eventpartner die geplanten Abläufe im Hintergrund, sodass die Gastgeber sich ohne Ablenkung entspannt und sicher dem Wichtigsten widmen können: Dies sind natürlich die Gäste selbst.
Nur Gutes
wünscht
Maik Herrmann & Team